一、使用电子邮件软件

    发送邮件常见的有两种方式：第一种是登录电子邮箱的网页界面，在电子邮箱的网页界面管理和收发邮件；第二种方式是用软件来管理和收发电子邮件。常用的邮件软件有Foxmail、Outlook等。笔者建议有条件的用户（比如拥有自己的电脑）用软件来管理和收发邮件，一来所收发的邮件都保存在你自己的电脑上，管理、备份都比较方便；二来可以在Foxmail、Outlook等软件上做一些个性化的设置，如落款、格式、发件人地址、回复地址等。

    二、电子邮件地址的有效性以及电子邮件服务器的稳定性

    有些人在发出电子邮件后，往往等不到别人的回复。问题出在哪里？其实问题不是别人没有回复，而是别人回复了，你却收不到！

    这种现象大致有如下的原因：

    1） 电子邮件地址无效：发送电子邮件时，在邮件的“发送人地址”栏和“回复地址”栏填写邮件地址时出现了错误。如果您是用软件来管理和收发邮件的，最好仔细检查一下软件上的“发送人地址”和“回复地址”是否出错。如果有可能的话，在“回复地址”中填写两个电子邮件地址，以备一个地址出问题时另一个可以收到。

    2） 电子邮件的服务器不稳定：要避免这个问题，就需要选择质量比较好的邮件服务器。在有条件的事后，尽量不要用免费的邮件服务器，可以使用一些VIP邮件服务器，甚至到知名度比较高的网络服务公司去租用自己的邮件服务器（如果自己有域名的话）。

    三、邮件内容的编码

    有些人收到了别人的邮件，但完全看不懂其中的意思，看到的是一团乱码。这是由于邮件的格式以及编码的方式不正确。邮件的格式有文本格式和超文本格式，而邮件的编码方式有ANSI格式、GBK格式、BIG5格式、UTF-8格式、Western格式、ISO等格式。对于其他国家的文字，都有一些专用的格式。如果编码识别错误，文字将不能正确显示，而出现一团乱码。

    适用于简体汉字显示的编码有ANSI、GBK和UTF-8等编码方式。实际上，UTF-8囊括了现有的所有的编码方式，因而适用于所有的文字的显示。因而无论你的电子邮件是纯文本格式的还是超文本格式的，建议都采用UTF-8的编码方式。

    采用某种编码方式之后，最好以某种方式来声明你的邮件的编码方式。尽管大多数软件有自动识别编码方式的功能，在邮件没有声明编码方式的时候可以自动检测和识别编码的方式，但自动识别总不是那么灵验的，时常有识别错的时候。一旦识别错误，你给人家的邮件就显示出乱码了。如果对方不知道怎么来检测你的邮件的编码，你的邮件就白白发送了。

    纯文本格式和超文本格式的编码的声明方式是不一样的。在不同的软件中，设置编码的方法也不一样的。至于怎么设置，最好自己在相应的软件的帮助文件中去寻找。

    四、电子邮件的标题和落款

    在邮件的标题中，要尽量简单明确地表达发送这个邮件的目的，让接受邮件的人能够一目了然。现在，每个人每天都要收到数十份甚至数百份电子邮件。如果您的邮件的标题能够简明扼要地表达您的邮件的内容和目的，收件人就可以迅速决定取舍了。

    在电子邮件中，适当的自我介绍也是相当重要的。最简单的自我介绍的方法就是在邮件的抬头或落款位置标明自己的公司名称、联系方式和自己的称呼。笔者时常收到一些莫名其妙的邮件，内容非常简单，就几个字“请报价”，不知道这个邮件是什么人从哪里发过来的，这个人的邮件地址在我的客户群中也查不到。这种邮件显示了发送人非常粗俗无礼，我通常是直接删掉的。

    如果您是用软件来收发和管理邮件的，则可以在软件中通过设置模板来设置落款的内容，这样在每次发送邮件或回复邮件的时候就可以自动将落款的内容添加上去，避免令人反感的无礼邮件的出现了。

    另外，在回复别人的邮件的时候，要尽量将别人邮件的原文附在后面。现在的社会是一个信息化的社会。每个人每天所发送的邮件或许非常多。如果你不把对方的原文附在后面，收件人还要翻看他原来发给你的邮件，增加了他的工作量和时间的开销，也降低了成交的机会。

    五、图像文件的格式选择和优化

    同样点数的图片，有的人可以把它处理的比较小，却不影响图像显示的效果；而有些人却处理得非常大，显示效果并没有提高到哪里去，却要花费数十倍的时间来传送、花费数十倍的空间来存储。这是图像文件的格式问题。

    在存储和发送图像时，要对图像文件进行优化。简单地说，如果是颜色比较复杂的照片，宜以JPG的格式进行存储，JPG的质量指数应当控制在80左右。如果是颜色比较单调的图像，如动画、卡通，宜以GIF格式来存储。绝对不能用BMP这种毫无压缩的格式来存储。

    如果图片在以实际大小显示的时候比较模糊，则说明图片没有必要放这么大，可以缩小图片的尺寸来减少图片所占用的空间。比如，一个1600x1200的图片缩小到800x600之后，理论上来讲，其所占用的空间将仅为原来的1/4.

    图像格式的选择和优化的问题稍微专业一些。各位看官有时间的话可以多多增加这方面的知识。

       QQ、MSN等即时通讯工具目前已经获得了相当的使用。不少人为了标新立异，为自己取了个很酷的网名。

    但是，如果你是要通过QQ、MSN等来做生意的话，千万要记住一点，商务场所不是耍酷的地方。你的网名或许很酷，但却要你的客户花费好几倍的时间和精力来记住你的网名。或许你的几个很有潜力的客户就因为记不住你的网名，而在QQ、MSN上对你熟视无睹，把订单下给了你的竞争对手了。这或许就是耍酷的代价！

    因此，在电子商务场所，要踏踏实实，不要耍酷。踏踏实实都写上你的本名、公司名称、还有你所从事的业务的简要内容。